Empfangs­dienst

Was ist ein Empfangsdienst?

Ein Empfangsdienst stellt eine Serviceleistung dar, um Besucher, Kunden und Lieferanten in einem Unternehmen oder einer Organisation - etwa einem Hotel - freundlich zu empfangen, an die richtigen Stellen weiterzuleiten und umfassend zu betreuen. Der Empfangsdienst ist häufig der erste Kontaktpunkt in einem Gebäude und spielt daher eine wesentliche Rolle bei der Prägung des ersten Eindrucks, den Besucher erhalten. 

Was sind Aufgaben am Empfang?

Die primäre Aufgabe des Empfangsdienstes ist es, als zentrale Anlaufstelle zu agieren und einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Neben dem klassischen Empfang im Eingangsbereich gehört es zu den Aufgaben des Empfangsmitarbeiters, 

Anrufe entgegenzunehmen und weiterzuleiten, grundlegende Anfragen zu beantworten und den Zugang zu bestimmten Bereichen des Unternehmens zu koordinieren.

Zusätzlich können administrative Aufgaben anfallen, wie die Verwaltung von Terminkalendern, die Bearbeitung von Postsendungen und die Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.

Die Aufgaben am Empfang beinhalten u.a.:

• Besucherempfang und Besuchersteuerung
• Erstellung von Mitarbeiterausweisen und Besucherausweisen
• Auskunftsdienste, Telefondienste und Vermittlungsdienste
• Überwachung von Anlieferungen, Lieferanten und Regulierung des Postverkehrs
• Organisation und Vorbereitung von Meetings
• Verwaltung von Schlüsseln
• Sicherheitsfunktionen zur Kontrolle von sicherheitsrelevanten Angelegenheiten (z.B. Zutrittskontrollen, Überwachung von Alarmanlagen, Maßnahmen zum Brandschutz)
• Öffnungs- und Schließdienste, Kontrollgänge innerhalb und außerhalb des Gebäudes u.v.m.

Je nach Anforderung an den Empfangsdienst kann dieser durch Mitarbeiter des Unternehmen oder durch einen professionellen Sicherheitsdienst ausgeführt werden.